Moduł 2 Lekcja 1 Kontekst organizacji

Kontekst organizacji został opisany w normie ISO 9001 w punkcie 4.  Punkt ten nie występował we wcześniejszych wersjach normy ISO 9001. Wcześniejsze wersje normy ISO 9001 określały wymagania wewnętrzne firmy nieuwzględniając czynników z zewnątrz, które mają znaczący wpływ na działanie firmy. W dzisiejszych czasach świadomość wpływów z zewnątrz ma duże znaczenie dla skutecznego prowadzenia organizacji.

Przeprowadzającą audit w obszarze kontekstu organizacji nauditowany jest Zarząd lub Pełnomocnik ds jakości w zależności od podziału obowiązków organizacji.

Kontekst organizacji

Punkt dotyczący kontekstu organizacji określa, że organizacja musi wiedzieć co wpływa na jej wyniki. Jakie czynniki wewnętrzne i zewnętrzne mają wpływ na działanie naszej organizacji. Jest wiele narzędzi ułatwiających określenie kontekstu organizacji, między innymi analiza SWOT (silne i słabe strony organizacji, szanse i ryzyka organizacji), PEST lub rozszerzona wersja PESTEL.

Jeżeli jesteś zainteresowany wzorami formularzy do określenia kontekstu organizacji w Twojej firmie to w naszym sklepie znajdziesz ofertę dla siebie.

Strony zainteresowane

Strony zainteresowane inaczej interesariusze to ludzie, instytucje, firmy, które mają wpływ na osiągnięcie celów naszej firmy. Czyli w pierszej kolejności, jako auditorzy, możemy wymagać listy stron zainteresowanych, ale to nie wszystko czego wymaga norma. Następnym krokiem jest analizowanie potrzeb stron zainteresowanych, które mają największy wpływ na auditowaną organizację i ostatnim krokiem jest prowadzenie działań, które mają na celu poprawę relacji z interesariuszami.

Przykład: Interesariuszem są pracownicy firmy – badamy potrzeby pracowników poprzez coroczne ankiety satysfakcji pracownika – wprowadzamy karty multisportu, aby pracownik był zadowolony z pracy w naszej organizacji.

Zakres systemu zarządzania jakością

Zakres sytemu zarządzania jakością to opis działań objętych nadzorem systemowym np. sprzedaż, produkcja i magazynowanie wyrobów gumowych dla branży AGD. Nie jest to obszar badany podczas auditów wewnętrznych. 

Uwaga! Wymaganie udokumentowania procesów, tak aby zapewnić ich poprawne funkcjonowanie.

System zarządzania jakością i jego procesy

Organizacja powinna posiadać listę procesów określonych w firmie, a także opis powiązań pomiędzy nimi. Popularnie nazywamy ten opis – mapa procesów organizacji. Mapa organizacji powinna zawierać procesy określone w firmie, jak również opisy wykazanych procesów. Opis procesu powinien zawierać:

– dane wejściowe
– dane wyjściowe
– odpowiedzialności
– zasoby potrzebne do realizacji procesu
– wskaźniki (jeśli wymagane wewnętrznie)
– opis procesu
– udokumentowane informacje (czyli formularze, raporty, instrukcje) wspierające proces.
– ryzyka i szanse dla procesu.

Uwaga! Wymaganie udokumentowania procesów, tak aby zapewnić ich poprawne funkcjonowanie.

Pytania auditowe

1. W jaki sposób analizowane są czynniki zewnętrzne wpływające na organizację?
2. Jakie są szanse i zagrożenia dla organizacji?
3. Jakie są mocne i słabe strony organizacji?
4. Kto jest interesariuszem organizacji?
5. Jakie są potrzeby interesariuszy? 
6. Jak opisane są procesy w firmie?
7. Proszę przedstawić mapę procesów organizacji.