Moduł 2 Lekcja 3 Planowanie

Planowanie jest jednym z etapów tworzenia sprawnie działającego systemu zarządzania jakością. Norma ISO 9001 zakłada, że planując działania należy przewidywać ryzyka i szanse jakie mogą nas spotkać, ale także należy planować co chcemy osiągnąć (cele).

1. Analiza ryzyk i szans

Na pewno spotkaliście się z pojęciem działania zapobiegawcze/prewencyjne czyli działania chroniące nas przed powstaniem pomyłki, błędu, niezgodności. W normie jednak określenie to zostało zamienione na analizę ryzyk i szans. Warto zwrócić uwagę na to, że nie chodzi tutaj tylko i wyłącznie o negatywne wydarzenia, które mogą wystąpić w przyszłości, ale również te pozytywne, które usprawnią naszą pracę.

Analizując ryzyka i szanse należy opisać wydarzenia, które mogą wystąpić w przyszłości i które będą miały wpływ na organizację naszej pracy. Analizując ryzyka i szanse należy opisać działania jakie podejmujemy w związku z nimi.

Nie mamy jasno określonego wymagania dotyczącego dokumentowania analizy ryzyk i szans. Auditorzy jednostek certyfikujących jednak pytają o dokumentację tego wymagania. Jedną z metod przygotowania analizy ryzyk i szans jest dostosowana metoda Risc Score.

Jeśli nie wiesz jak należy udokumentować analizę ryzyk i szans zerknij do naszego sklepu!

2. Cele jakościowe

Ważnym etapem planowania jest jasne określenie celów jakościowych, czyli co planujemy osiągnąć w naszej organizacji, jakie zasoby będą nam do tego potrzebne, kiedy planujemy je osiągnąć i kto będzie odpowiedzialny za ich osiągnięcie.

Dobrym sposobem na sformułowanie celów jakościowych jest metoda SMART:
S – Skonkretyzowany (Specific)
M – Mierzalny (Measurable)
A – Osiągalny (Achivable)
R – Isototny (Relevant)
T – Określony w czasie (Time bound)

Norma wymaga udokumentowania planowanych celów jakościowych. Dlatego w tym przypadku podczas auditu możemy/musimy zapytać o dokument.

3. Planowanie zmian

Zmiany w systemie powinny być wprowadzane w sposób zaplanowany. Planując zmianę określamy jej cel, wpływ na całość systemu zarzadzania (wpływ na działanie innych procesów) oraz zasoby niezbędne do poprawnego wprowadzenia zmiany.

Pytania auditowe

1. W jaki sposób analizowane są ryzyka i szanse?
2. Jakie działania planowane są w związku z ryzykami i szansami?
3. Jak często weryfikowane są działania związane z ryzykami i szansami w organizacji?
4. Proszę przedstawić udokumentowane cele jakościowe dla organizacji.
5. W jaki sposób został zrealizowany cel x w organizacji, kto był za niego odpowiedzialny, jaki był termin realizacji celu?
6. W jaki sposób planowane są zmiany w poszczególnych działach?