Audit

Audit – systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania obiektywnych dowodów z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.

Rozkładając tę definicje na pojedyncze terminy możemy wyjaśnić, że:
– „systematyczność” auditu polega na tym, że odbywa się z określoną częstotliwością; 
– „niezależność” polega na przeprowadzaniu auditu przez osoby, które nie zarządzają auditowanym obszarem;
– „udokumentowany”, bo z auditu tworzymy raport określający wyniki auditu;
– „obiektywne dowody” podczas auditu auditor zbiera dowody z auditu, czyli obserwacje, wywiady, dokumenty, które potwierdzą, że auditowani działają zgodnie z procedurami;
– „kryterium auditu” każdy audit przeprowadzany jest na podstawie zbioru wymagań, mogą to być np. procedury wewnętrzne lub wymagania normy ISO 9001, umowa z klientem, norma branżowa;  

Audit czy audyt?

Słowo „audyt” i „audit” są używane zamiennie i odnoszą się do tego samego procesu. Termin „audyt” jest bardziej rozpowszechniony w języku polskim i kojarzony jest głownie z auditami finansowymi, podczas gdy „audit” jest bardziej międzynarodowym terminem, często stosowanym w kontekście normy ISO 9001 i międzynarodowych standardów audytu.

Rodzaje auditów

Audit 1. strony (Audit Wewnętrzny) – Termin ten odnosi się do sytuacji, w której auditor działa w ramach audytowanej organizacji. Audity wewnętrzne są przeprowadzane w celach wewnętrznych, mają na celu ocenę zgodności z wymaganiami i doskonalenie procesów organizacyjnych. Osoba zarządzająca programem auditów jest odpowiedzialna za określenie zakresu i celów auditu.

Audit 2. strony (Audit Dostawcy) – Termin ten jest stosowany, gdy auditor działa w imieniu klienta, który jest nabywcą produktów lub usług od auditowanej organizacji. Audity drugiej strony służą do oceny i monitorowania dostawców w celu zapewnienia jakości i zgodności z wymaganiami. Klient, który inicjuje audyt, jest odpowiedzialny za wybór i zakres audytu.

Audit 3. strony (Audit Niezależny) – Termin ten opisuje sytuację, w której auditor pracuje dla niezależnej organizacji audytującej, na przykład instytucji nadającej rejestrację lub certyfikat zgodności z wymaganiami normy ISO 9001. Audit niezależny ma na celu zapewnienie obiektywnej oceny zgodności i jakości, niezależnie od zainteresowanych stron, a audytor działa na podstawie określonych kryteriów audytu.

Cele przeprowadzania auditów

1. Ocena zgodności z wymaganiami i standardami: Audit wewnętrzny pozwala na dokładną ocenę, czy działania i procesy firmy są zgodne z obowiązującymi normami, standardami jakości oraz wewnętrznymi procedurami. To kluczowe w kontekście spełnienia regulacji przemysłowych i norm branżowych.

2. Identyfikacja możliwości doskonalenia: Audity pozwalają na identyfikację potencjalnych ryzyk, błędów i nieprawidłowości w procesach organizacji. To umożliwia wcześniejsze reagowanie i minimalizowanie ryzyka negatywnego wpływu na działania firmy. Audit wewnętrzny dostarcza wartościowych informacji, które można wykorzystać do doskonalenia procesów operacyjnych i zarządzania. Pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji i usprawnień.

3. Zapewnienie jakości produktów i usług: Przeprowadzanie auditów wewnętrznych pomaga w utrzymaniu i doskonaleniu jakości dostarczanych produktów i usług. Monitorowanie zgodności z normami i procedurami jest kluczowe dla zapewnienia satysfakcji klientów.

4. Nadzór nad działaniami korygującymi: Audity umożliwiają weryfikację, czy działania korygujące podjęte w odpowiedzi na wcześniejsze nieprawidłowości lub incydenty zostały skutecznie wdrożone i przynoszą oczekiwane rezultaty.

5. Wspieranie kultury jakości: Audity wewnętrzne promują kulturę jakości i dbałość o wysokie standardy w organizacji. Pracownicy są bardziej zaangażowani w doskonalenie procesów i przestrzeganie procedur.

6. Dostarczanie informacji dla zarządzania: Audyty dostarczają informacji zarządowi i kierownictwu, które mogą być wykorzystane do podejmowania informowanych decyzji. Pozwalają na monitorowanie postępów w realizacji celów i strategii firmy.

Auditor

Auditor – jest osobą przeprowadzającą audit,

Zespół auditowy – jedna lub więcej osób przeprowadzających audit wspierana przez ekspertów jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeden auditor z zespołu auditowego jest wybierany jako auditor wiodący. W skład zespołu auditowego mogą wchodzić praktykanci 

Auditor wewnętrzny – wykonuje audity pierwszej strony,

Auditor wiodący – wykonuje audity trzeciej strony,

Uwaga!! Ważne jest, aby zaznaczyć, że auditor nie może przeprowadzać auditu obszaru, za który jest odpowiedzialny w organizacji. Działanie w roli auditora wymaga pełnej niezależności i obiektywności, a auditorzy powinni unikać konfliktu interesów w celu zachowania integralności procesu auditu.

Zadania auditora

1. Realizacja programu auditu:

Auditor jest odpowiedzialny za opracowanie szczegółowego planu audytu, w tym określenie zakresu, celów, harmonogramu i metodyki dla auditu określonego w programie auditu. 
Przygotowanie dokumentacji: Przed rozpoczęciem auditu auditor przygotowuje odpowiednią dokumentację, taką jak lista pytań kontrolnych, obowiązujące procedury wewnetrzne,  wyniki poprzedniego auditu.

2. Zbieranie dowodów z auditu (zgodności oraz niezgodności):

Auditor przeprowadza wywiady z pracownikami i osobami odpowiedzialnymi za badany obszar w celu uzyskania informacji i dowodów. Auditor ocenia dokumentację, aby sprawdzić, czy są zgodne z obowiązującymi standardami i procedurami. Auditor dokonuje obserwacji procesów i działań, aby ocenić, czy są zgodne z ustalonymi wymaganiami. Jeśli auditor identyfikuje niezgodności lub odstępstwa od wymagań, dokładnie je dokumentuje, określa ich znaczenie i konsekwencje.

3. Raportowanie:

Auditor przygotowuje raport z auditu, który zawiera informacje dotyczące wyników auditu, zgodności oraz niezgodności. Auditor może zawrzeć w raporcie rekomendacje dotyczące działań korygujących, które powinny być podjęte w celu rozwiązania niezgodności. Wyniki auditów prezentowane są  zarządowi lub innym odpowiednim osobom w organizacji.