Moduł 3 Lekcja 4 Raportowanie

Raportowanie auditów odgrywa kluczową rolę w procesie audytowania, umożliwiając organizacjom dokładne udokumentowanie wyników auditów oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. W niniejszej lekcji skupimy się na znaczeniu raportowania auditów, jego głównych celach oraz sposobach, w jakie to narzędzie przyczynia się do ciągłego doskonalenia systemów zarządzania i osiągania zamierzonych celów. Zrozumienie procesu raportowania jest nieodzowne dla efektywnego auditowania i skutecznej poprawy działań organizacyjnych.

Raport z auditu

Norma nie określa wymagań dotyczących raportowania auditu. Korzystając z doświadczenia mozemy zastosować raport, który sprawdził się w wielu firmach i zawiera niezbędne pola do podsumowania auditu wewnętrznego, znajdziesz go w moim sklepie w linku poniżej. 

Raport z auditu powinien zawierać:
• Datę i numer auditu
• Zakres auditu (proces)
• Obszar (dział)
• Skład osobowy auditorów,
• Wyniki oceny (zgodność/niezgodność)

Raport tworzymy, aby wykazać możliwości doskonalenia w organizacji.

Raportowanie niezgodności

Celem raportowania jest zapisanie wniosków z auditu i podjęcie do nich działań.

Niezgodność – „niespełnienie wymagań”

Podczas wystawiania niezgodności auditor musi zidentyfikować specyficzne wymaganie, które nie zostało spełnione

Opis niezgodności powinien zawierać :

Opis problemu – Dowód – Wymaganie

– Opis problemu (spójny, krótki opis sytuacji)

– Dowód (zapis lub inna udokumentowana informacja, obserwacja lub informacja usłyszana podczas przeprowadzania wywiadu z auditowaną osobą, zdjęcia)

– Wymaganie (norma, księga jakości, procedura, instrukcja, karta procesu)

Jeżeli nie mamy wymagania, nie możemy wystawić niezgodności. Auditor nie może mieć wątpliwości co do oceny. Wątpliwości działają na korzyść audytowanego.

Podczas wystawiania niezgodności auditor musi zidentyfikować specyficzne wymaganie, które nie zostało spełnione (przypadkowa / systemowa).

Niezgodności dzielimy na małe i duże, podział niezgodności stosuje się głównie w auditach trzeciej strony. Auditowany musi zostać poinformowany o niezgodności w momencie jej zbadania przez  auditora podczas auditu.

Działania poauditowe

W momencie wykrycia niezgodności podczas audytu, istotne jest, aby te nieprawidłowości zostały skorygowane w jak najszybszym terminie. Odpowiedzialność za to spoczywa na osobie nadzorującej dany proces. Niezależnie od tego, czy chodzi o błąd w procedurze, problem zgodności z normami, czy inną kwestię, osoba odpowiedzialna za proces musi przeprowadzić dokładną analizę, aby znaleźć źródło problemu. To etap, na którym próbuje się zrozumieć, dlaczego niezgodność wystąpiła i jak można ją rozwiązać. Istnieją różne metody analizy przyczyn niezgodności m.in. 5Why, diagram Ishikawy.

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie odpowiedniego działania korygującego. Oznacza to, że osoba odpowiedzialna za proces musi podjąć konkretne kroki, które wyeliminują przyczynę niezgodność i zapobiegną jej powtórzeniu się w przyszłości. Działanie korygujące może obejmować zmiany w procedurach, szkolenia personelu lub dostosowanie systemów, aby spełnić wymagania normy.

Po ustaleniu działań korygujących z osobą odpowiedzialną za proces, auditor musi uzgodnić termin ich wprowadzenia. Następnie auditor jest odpowiedzialny za weryfikację, czy te działania zostały skutecznie wdrożone i czy faktycznie przyczyniły się do rozwiązania problemu. Dzięki temu procesowi monitorowania i weryfikacji zapewniana jest spójność i skuteczność działań korygujących, co stanowi istotny element ciągłego doskonalenia systemu zarządzania i osiągania zamierzonych celów organizacji.