Moduł 3 Lekcja 5 Zachowanie auditora

W dzisiejszym dynamicznym i zmiennym środowisku biznesowym, auditorzy odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu jakości, zgodności oraz efektywności operacji organizacji. Oprócz solidnej wiedzy technicznej, umiejętności miękkie auditorów stają się coraz bardziej istotne. W tej lekcji skupimy się na badaniu tych kluczowych aspektów, które pomagają audytorom skutecznie współpracować z różnymi interesariuszami, zarządzać relacjami oraz efektywnie zarządzać procesem auditu. Poznanie i rozwijanie umiejętności miękkich jest kluczowe dla auditorów.

Zachowanie auditora

– Zadajemy pytania otwarte, słuchamy co mówi do nas auditowana osoba.

W procesie przeprowadzania auditów istnieją kluczowe aspekty, które pomagają auditorowi efektywnie zbierać informacje i zrozumieć badany obszar. Jednym z głównych narzędzi auditora jest umiejętność zadawania pytań otwartych i uważnego słuchania odpowiedzi od auditowanej osoby. Pytania otwarte pozwalają na uzyskanie pełniejszego obrazu i zrozumienie procesów oraz działań w badanym obszarze. Słuchanie uważne i aktywne jest kluczowe, ponieważ pozwala auditorowi zgłębiać wiedzę, a także daje auditowanej osobie szansę na wyjaśnienie, udzielenie dodatkowych informacji i dostarczenie pełniejszego kontekstu.

– Robimy notatki podczas przeprowadzania auditu, dzięki wcześniejszemu przygotowaniu listy pytań kontrolnych łatwiej jest sprawdzić, czy zbadaliśmy cały auditowany obszar.

Ważnym elementem jest dokumentowanie. Robienie notatek podczas przeprowadzania auditu jest niezwykle przydatne. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu listy pytań kontrolnych, auditor ma jasną strukturę i kierunek auditowania. Notatki pomagają w zapisaniu istotnych informacji, spostrzeżeń oraz dowodów na to, co zostało obserwowane podczas auditowania. Jest to nie tylko narzędzie do dokumentowania, ale również do późniejszej analizy i przygotowywania raportu z auditu.

– Na bieżąco informujemy o spostrzeżeniach dotyczących niezgodności, dzięki temu auditowany może przywołać inne dowody potwierdzające zgodność.

Informowanie auditowanego na bieżąco o spostrzeżeniach dotyczących ewentualnych niezgodności jest ważne. To otwiera okazję do dialogu i wspólnego zrozumienia kwestii, które mogą wymagać poprawy. Ponadto, zapewnia to szansę na to, aby auditowany mógł dostarczyć dodatkowe dowody lub wyjaśnienia, które mogą pomóc w dalszym przebiegu auditowania. Współpraca i komunikacja z auditowanym stanowią kluczową część procesu auditowania, dając możliwość lepszego zrozumienia i oceny badanego obszaru.

Zachowanie niewerbalne podczas auditu

– ciało skierowane ku rozmówcy,

– kontakt wzrokowy,

– unikać tworzenia barier rąk lub nóg,

– dawać do zrozumienia, że uważnie się słucha,

– wyważona, stonowana gestykulacja,

– unikać gestów dłoni wokół głowy,

– unikać dominujących, agresywnych gestów,

– nie bawić się nerwowo długopisem, guzikiem itp.,

– życzliwość i uśmiech.

Auditor nie powinien

– być arogancki i nieuprzejmy,

– okazywać niecierpliwości,

– zwracać się do auditowanego z wyższością,

– odpowiadać na pytania zadane auditowanemu,

– kwestionować wypowiedzi auditowanego,

– krytykować,

– wywoływać nerwowej atmosfery,

– kłócić się.