W obecnej sytuacji rynkowej, braku stabilności i czasami trudnych decyzji o dalszych działaniach przedsiębiorca może zadawać sobie pytanie:
Czy jest sens wdrażać ISO 9001?
Czasami decyzja dotycząca wdrożenia systemu zarządzania jakością w firmie podjęta zostaje pod naciskiem wymagań klienta. Właściciel firmy zanim podejmie decyzje musi rozwiać wątpliwości i odpowiedzieć sobie na pytania:
„Czym jest ISO 9001? Co należy zrobić, żeby dostać certyfikat? Jakie płyną z tego korzyści”
„Ile czasu to zajmie?”
“ISO 9001, czy może inna norma?”
A może tych pytań jest więcej:
„Czy mam zatrudnić dodatkową osobę do wypełniania dokumentów?”
„Czy możemy dostać certyfikat bez większych zmien w firmie?”
„Co możemy zyskać wdrażając system?”
A co najważniejsze:
„Ile to kosztuje??”
Lub też zdarzają się takie reakcje:
„O nie, znowu systemy zarządzania, biurokracja, bezsensowne procedury, wypełnianie miliona dokumentów”.
W większości przypadków osoby zarządzające firmami, osoby zarządzające firmami, są świadome potrzeby wprowadzenia systemu zarządzania jakością. Mają wyobrażenie jak powinna funkcjonować organizacja i jak zaprojektować procesy, znają podstawy zarządzania jakością i często są specjalistami, bo posiadają doświadczenie w pracy w jakości. Na pytanie „Czy wdrażać ISO 9001?” zawsze odpowiedzą „tak”.
Chciałabym zwrócić się do tych osób, które nie wiedzą, czego mogą oczekiwać po wdrożeniu systemu, bo mają złe doświadczenia z ISO 9001. Zależy mi na skonfrontowaniu rzeczywistości z prawdziwym przekazem systemów zarządzania co może pomóc przy podjęciu decyzji czy wdrażać ISO 9001.
Po pierwsze świadomość ciągłego doskonalenia …
Wyobrażenie jakości kojarzy nam się z czymś perfekcyjnym idealnie spełniającym nasze wymagania i jest w tym ziarno prawdy, ale tylko ziarno. Wdrażając system zarządzania jakością zobowiązujemy się do tego, żeby ciągle dążyć do perfekcji, poprawiać procesy, zmieniać organizację, żeby dostosowywać się do nowych warunków. System zarządzania ma do tego opracowane konkretne narzędzia, ale jest to ciągła systematyczna praca. Jest ciągłym systematycznym procesem, nad którym mamy większą kontrolę.
Dzięki dobrze wprowadzonym narzędziom powinieneś zauważyć obniżenie poziomu reklamacji od klientów, zwiększenie efektywności procesów.
Po drugie zadowolenie klienta …
Już w pierwszym kroku zmiana nastawienia osób odpowiedzialnych za zarządzanie organizacją z trybu „gaszenie pożarów” w tryb pracy „analizowanie przyczyn problemów i skutecznie wdrażanie działań korygujących” powinno być zaczątkiem dobrych relacji z klientem. W tym jednak punkcie nie chodzi tylko o to, żeby klient był zadowolony z jednego zamówienia, ale żeby był zadowolony za każdym razem, kiedy korzysta z naszych produktów lub usług. Zadowolenie klienta to standard, który zapewni ciągłość dostarczania usługi lub wyrobu zawsze tej samej jakości w tych samych terminach w rozsądnych kosztach. Dzięki temu, że skupimy się na kliencie, klient będzie polecał nas innym firmom.
Po trzecie spełnianie wymagań prawnych…
Jeśli masz pracowników, którzy znają się na swojej branży i są świadomi wymagań prawnych to gratuluję. Jednak wiele firm dowiaduje się o wymaganiach branżowych dopiero, gdy klient zaczyna wymagać dokumentu potwierdzającego zgodność usługi lub produktu z odpowiednimi normami. Konieczne jest spełnianie obowiązujących wymagań prawnych, bo audytorzy, którzy przyjdą przeprowadzić audyt dobierani są na podstawie kodów branżowych co zapewnia im szczegółową wiedzę na temat wymagań prawnych dla Twoich produktów i usług. Dzięki dopełnieniu wymagań prawnych obniżasz ryzyko mandatów i kar z instytucji państwowych.
Po czwarte dokumenty…
Oczywiście nie obejdzie się bez dokumentowania procesów, które odbywają się w firmie. Na szczęście norma ISO 9001 jest bardzo elastyczna w tym zakresie, zapisy mogą być prowadzone w formie papierowej, jak również elektronicznej. Jeśli posiadasz system ERP, który zapewnia zapisy systemowe to praktycznie większość pracy masz już zrealizowaną. Pozostała część dokumentów nie powinna przysparzać zbyt wielu kłopotów, jeśli system jest zaprojektowany poprawnie. To najtrudniejszy krok we wdrożeniu systemu szczególnie wtedy, gdy zatrudnieni pracownicy nie wiedzą jakie przyniesie to korzyści w ich pracy. Z drugiej strony przynosi to największe efekty, jeśli po kilku miesiącach stosowania zapisów sami przyznają, że jednak warto było zapisywać pewne schematy działań i postępowania, bo łatwo wrócić do tego co było wykonane wcześniej i wyciągać wnioski. Podnosi to oczywiście możliwości doskonalenia.
Po piąte dobra organizacja…
System zarządzania jakością przypisuje każdemu kluczowemu pracownikowi odpowiednią funkcję, obowiązki i zadania, dzięki temu praca przebiega bardzie przewidywalnie i nie powoduje niepewności z zespole. Oczywiście nie uchroni to przed popełnianiem błędów, ale można zaplanować jak procesy powinny działać poprawnie. Tym samym dążyć do ciągłego doskonalenia.
Rozmawiając z osobami pracującymi w różnych firmach spotykam się często z opiniami, że
„Systemy zarządzania to „ściema” o niczym nie świadczą. Firmy posiadające certyfikaty jakości też dostarczają wadliwe produkty i usługi”.
Owszem zdarzają się, że firmy, które wdrażają systemy tylko po to, żeby zdobyć certyfikat, nie wprowadzając podstaw jakości w firmie. A przecież prawidłowo wdrożony system, to sprawne działanie i większe korzyści dla firm i klientów.
Jasne zgadzam się z tym, że systemy zarządzania nie rozwiązują wszystkich problemów w firmie, ale co najmniej powinny gwarantować, że ktoś pochyli się nad problemem i spróbuje zadziałać, żeby przykładowo: następnym razem dostawa była lepsza (a może lepiej zorganizowana?)
Odpowiadając na zadane wcześniej pytania
Co to jest ISO 9001?
Jest to norma wydana przez międzynarodową organizację standaryzacyjną, która opisuje wymagania dla firm dotyczące systemu zarządzania jakością (organizację pracy, nie jakość produktu gotowego).
ISO 9001, czy może inna norma?
ISO 9001 to podstawowa norma określająca wymagania dla organizacji pracy (nie dotyczy produktów gotowych), na której można budować pozostałe systemy zarządzania. Po wprowadzeniu bazowej normy można wdrażać np. ISO 14001 s.z. środowiskowego, ISO 45 001 – s.z. BHP, ISO 27 001 – s.z. bezpieczeństwem informacji.
Co należy zrobić, żeby dostać certyfikat?
Należy wprowadzić w firmie wymagania normy ISO 9001. Można to zrobić samemu poprzez wnikliwe przeczytanie i zinterpretowanie normy lub poprzez wynajęcie konsultanta ds. jakości, który krok po kroku omówi wymagania normy i zaproponuje sposób spełnienia wymagania (np. wprowadzenie dokumentu, rejestru lub analizę dokumentacji, która już istnieje w firmie). Po wdrożeniu systemu należy wybrać jednostkę certyfikującą, która zaplanuje audyt certyfikujący. Certyfikat zgodności z normą ISO 9001 wydawany jest raz na 3 lata, ale co rok należy podchodzić do audytu jednostki certyfikującej, aby utrzymać certyfikat. Konsultant nie może być pracownikiem jednostki certyfikującej, w tym zakresie obowiązuje zasada niezależności, czyli osoba wdrażająca nie może certyfikować systemu zarządzania jakością.
Czy mam zatrudnić dodatkową osobę do wypełniania dokumentów?
Nie jest to konieczne, ale warto wyznaczyć w zespole kierowników osobę, która będzie Pełnomocnikiem/ekspertem w wymaganiach ISO 9001, zaprojektuje system zarzadzania i odpowie na wszelkie pytania pracowników.
Czy możemy dostać certyfikat nic nie zmieniając w firmie?
Oczywiście, że tak. Należy zadać sobie pytanie: co zyskam nie dokonując zmian w firmie?
Co możemy zyskać z wdrożenia systemu, skoro już go musimy wdrożyć?
- Lepszą organizację pracy
- Poprawa efektywności pracy
- Obniżenie poziomu reklamacji
- Konkurencyjność na rynku
Ile to kosztuje??
Wszystko zależy od ilości procesów funkcjonujących w firmie, a także od tego jaką jednostkę certyfikującą wybierzecie. Jednostki certyfikujące mają różne ceny za roboczodzień audytu.
Ile czasu to zajmie?
Wdrożenie systemu zależy od dyscypliny pracy pracowników i kierowników działów, a także od ilości procesów i złożoności organizacji (ilość lokalizacji). Wdrożenie ISO 9001 może trwać od 1 miesiąca (jednoosobowe działalności z pojedynczymi procesami) do kilku lat dla organizacji wieloprocesowych z kilkoma lokalizacjami, w zależności od planu wdrożenia (ilości konsultantów).
Jeżeli szukasz szkoleń na temat ISO 9001 to zapraszam na szkolenie na audytora wewnętrznego ISO 9001 dla początkujących oraz na szkolenie na Pełnomocnika ds jakości, linki poniżej
